Hợp Đồng Nguyên Tắc In Ấn: Những Điều Khoản Cốt Lõi & Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp

Hợp đồng nguyên tắc in ấn là căn cứ bảo vệ quyền lợi của đôi bên khi hợp tác in sản phẩm. Trong kinh doanh, đặc biệt là với các dự án cần sự chính xác cao , việc có một thỏa thuận rõ ràng là vô cùng quan trọng. Nó giúp giảm thiểu rủi ro, tránh hiểu lầm và đảm bảo trách nhiệm đôi bên.

Trong bài viết này, đơn vị In ấn Giao Thời sẽ cùng bạn tìm hiểu rõ hơn về hợp đồng nguyên tắc in ấn, lý do tại sao doanh nghiệp nên ký kết, các điều khoản cốt lõi cần có, và gợi ý một mẫu hợp đồng thực tế. Nếu bạn đang làm việc với một công ty in ấn Đà Nẵng, hoặc có nhu cầu in ấn định kỳ và muốn quy trình làm việc với nhà cung cấp được rõ ràng minh bạch, thì đây chính là nội dung bạn không nên bỏ qua.

Hợp đồng nguyên tắc in ấn là gì và tại sao doanh nghiệp cần nó?

Trong quá trình làm việc với nhiều doanh nghiệp, tích luỹ đủ kinh nghiệm đơn vị In ấn Giao Thời nhận thấy có một điểm chung: họ thường xuyên in ấn tài liệu marketing, bao bì sản phẩm hay catalogue… nhưng lại không có hợp đồng rõ ràng với đơn vị in. Đến khi phát sinh lỗi hoặc trễ tiến độ, hai bên bắt đầu lúng túng vì không có căn cứ xử lý. Đó là lý do hợp đồng nguyên tắc in ấn trở nên cần thiết. Vậy hợp đồng nguyên tắc in ấn là gì?

Hợp đồng nguyên tắc in ấn là là một loại hợp đồng được ký giữa bên đặt in (doanh nghiệp, tổ chức) và bên cung cấp dịch vụ in ấn (xưởng in, công ty in) với các quy định và điều khoản đã được thống nhất đôi bên cho các giao dịch sau này. Đây cũng chính là căn cứ cho 2 bên giúp đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong quá trình hợp tác về quy trình đặt hàng, giá cả, chất lượng, nghiệm thu, gia hàng….

Tại sao doanh nghiệp cần hợp đồng nguyên tắc in ấn?

Nếu doanh nghiệp của bạn liên tục đặt in ấn các tài liệu với số lượng lớn cho dự án, yêu cầu mức độ chỉnh chu và hoàn thiện cao thì hợp đồng nguyên tắc mang lại những lợi ích rõ rệt:

• Bảo vệ lợi ích doanh nghiệp: Trong trường hợp có tranh chấp phát sinh, hợp đồng được dùng làm căn cứ để các bên xem xét lại ý định ban đầu và tìm kiếm giải pháp.
• Tiết kiệm thời gian: Không cần ký lại hợp đồng cho mỗi lần in.
• Giảm thiểu rủi ro: Có cơ sở rõ ràng để xử lý nếu phát sinh lỗi in, giao trễ, chất lượng kém…
• Tạo cơ sở vững chắc cho đàm phán: Dựa trên các tiêu chí trên hợp đồng từ kỹ thuật đến tiến độ để đánh giá hiệu quả.
• Tăng tính chuyên nghiệp: Cả hai bên đều biết trách nhiệm và quyền lợi của mình.
• Thuận tiện kế toán: Dễ dàng làm hồ sơ thanh toán, hóa đơn, nghiệm thu.

Nói đơn giản, hợp đồng nguyên tắc giúp ổn định quy trình làm việc, tránh “cảm tính” hay trao đổi miệng vốn là nguyên nhân gây mâu thuẫn phổ biến trong ngành in.

Các điều khoản cốt lõi không thể thiếu trong một hợp đồng in ấn

Trong ngành in ấn, sự rõ ràng ngay từ đầu là căn cứ để đảm bảo tiến độ, chất lượng và quyền lợi đôi bên. Một hợp đồng nguyên tắc in ấn nếu thiếu đi những điều khoản cốt lõi dưới đây sẽ rất dễ phát sinh rủi ro trong quá trình hợp tác. Hãy cùng điểm qua những nội dung quan trọng bạn cần lưu ý khi soạn thảo hoặc ký kết loại hợp đồng này

Thông tin pháp lý của các bên

Để một thỏa thuận được công nhận, việc xác định chính xác các chủ thể tham gia là điều bắt buộc. Đối với hợp đồng nguyên tắc in ấn, bạn cần ghi rõ:

• Thông tin của Khách hàng (Bên A): Bao gồm tên đầy đủ của công ty/tổ chức hoặc cá nhân, địa chỉ trụ sở/thường trú, mã số thuế (nếu là doanh nghiệp), số CMND/CCCD (nếu là cá nhân), và thông tin về người đại diện (Họ tên, chức danh).
• Thông tin của Nhà in (Bên B): Tương tự như bên khách hàng, cần có tên đầy đủ của công ty, địa chỉ kinh doanh, mã số thuế, số đăng ký kinh doanh và thông tin người đại diện theo pháp luật.

Việc kê khai đầy đủ và chính xác các thông tin này giúp xác định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, tránh những tranh chấp không đáng có liên quan đến việc xác định đối tượng của hợp đồng.

Đối tượng và phạm vi hợp đồng

Phần này cần mô tả rõ ràng bạn muốn in gì và mong đợi điều gì để cả hai bên có cùng một hình dung, tránh những bất đồng về sau:

• Loại hình in ấn áp dụng: tờ rơi, catalogue, bao bì, hộp giấy, decal, tem nhãn…
• Kỹ thuật in: offset, kỹ thuật số, in nhanh…
• Phạm vi áp dụng: Toàn quốc hay chỉ tại khu vực
• Định lượng giấy, và các quy cách gia công sau in (cán màng, ép kim, bế, cắt, đóng quyển…).
• Các thông số dự kiến như số lượng, kích thước, loại vật liệu (giấy Coucher, Bristol, Duplex…)
• Dịch vụ có bao gồm: Chỉnh sửa file, chế bản, đóng gói, và vận chuyển

Quy trình đặt hàng và xác nhận

Một hợp đồng tốt cần chỉ rõ cách thức đặt hàng cụ thể, thay vì “giao tiếp linh động” dễ phát sinh tranh cãi. Nội dung có thể bao gồm:

• Đơn hàng phải được đặt bằng gì? (email, phiếu đặt hàng, mẫu trên phần mềm…)
• Ai có thẩm quyền xác nhận đơn?
• Quy trình duyệt mẫu: File mềm, mẫu in proof
• Sau khi nhận đơn, bên in có bao lâu để phản hồi?
• Nếu hai bên sử dụng mẫu phiếu đặt hàng riêng, nên đính kèm trong phụ lục.

-> Việc thiết lập một luồng làm việc minh bạch sẽ giúp cả hai bên chủ động hơn, giảm thiểu rủi ro do thiếu sự đồng bộ. Nếu bạn thường xuyên đặt in tờ rơi, hãy tham khảo bảng chi phí in ấn tờ rơi tại Đà Nẵng để đính kèm vào hợp đồng, tạo sự minh bạch và nhanh chóng trong xác nhận đơn hàng.

Điều khoản về giá cả và thanh toán

Tiền bạc luôn là vấn đề nhạy cảm, vì vậy ngay từ đầu các thỏa thuận về chi phí cần phải minh bạch và cụ thể: 

• Đơn giá tính theo gì: số lượng, định lượng giấy, loại mực, khổ giấy…
• Thời điểm chốt giá: báo giá từng đơn hay cố định theo hợp đồng.
• Thời hạn thanh toán: trả trước, sau, hay từng phần?
• Hình thức thanh toán: chuyển khoản ngân hàng, tiền mặt…
• Có tính phí in thử, thiết kế lại không?

Làm rõ các điều khoản tài chính ngay từ giai đoạn nguyên tắc sẽ giúp tránh các bất đồng về sau, tạo sự rõ ràng về nghĩa vụ thanh toán và giúp cả hai bên lập kế hoạch tài chính hiệu quả. Đối với các đơn vị in lớn như xưởng in catalogue tại Đà Nẵng, sẽ có bảng giá cụ thể, giúp bạn dễ dàng cập nhật và thương lượng.

Chất lượng, nghiệm thu và chính sách xử lý hàng lỗi

Rất nhiều tranh cãi giữa bên đặt in và bên in, xuất phát từ… màu sắc sai lệch, giấy mỏng hơn cam kết, hay kích thước lệch vài mm. Vì vậy, trong hợp đồng nguyên tắc in ấn, phần quy định về chất lượng và nghiệm thu cần được viết rõ và chi tiết. 

Nội dung cần có trong hợp đồng như:

• Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm in: màu sắc theo mẫu thiết kế, độ nét, loại giấy, định lượng (gsm), độ bám mực, kỹ thuật gia công (cán màng, bế, gấp…).
• Ai là người nghiệm thu sản phẩm?
• Nghiệm thu bằng cách nào? Giao mẫu, kiểm đếm trực tiếp, đối chiếu thiết kế…
• Chính sách xử lý hàng lỗi/hàng không đạt yêu cầu: In lại, giảm giá hay hoàn tiền? Có thời hạn phản hồi lỗi sau khi nhận hàng không?

Giao nhận và trách nhiệm

Đây cũng là điểm thường bị bỏ qua, nhưng lại rất quan trọng khi xảy ra sự cố về trễ tiến độ, thất lạc, hoặc hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Cần làm rõ trong hợp đồng:

• Thời gian giao hàng tiêu chuẩn sau khi xác nhận đơn.
• Địa điểm giao hàng: kho bên A, địa chỉ cụ thể…
• Bên nào chịu chi phí vận chuyển?

Trách nhiệm nếu:

• Giao hàng trễ (phạt bao nhiêu phần trăm/ngày?).
• Hàng hóa bị hư hỏng khi vận chuyển.
• Thiếu số lượng so với đơn đặt hàng.

-> Chú ý: Nên quy định hình thức giao nhận bằng biên bản, tránh giao miệng hoặc chỉ gọi điện xác nhận.

Bảo mật, bất khả kháng và giải quyết tranh chấp

Trong kinh doanh, việc chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ là rất cần thiết. Điều khoản này cần nê rõ trong hợp đồng nguyên tắc in ấn giúp các bên chủ động và bảo vệ lợi ích của mình.

Bảo mật:

• Bên in không được tiết lộ thiết kế, nội dung quảng cáo, hồ sơ năng lực, hoặc các tài liệu nội bộ của bên A.
• Nếu vi phạm, bên A có quyền yêu cầu bồi thường.

Bất khả kháng:

• Gồm các tình huống như thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, cấm vận…
• Nếu xảy ra, hai bên cần thông báo bằng văn bản và có giải pháp xử lý linh hoạt.

Giải quyết tranh chấp:

• Ưu tiên thương lượng, hòa giải. Nếu không đạt được, đưa ra toà án có thẩm quyền tại nơi bên bị đơn cư trú hoặc trụ sở.

->  Với các công ty in ấn Đà Nẵng, bạn nên thống nhất từ đầu sẽ chọn toà án tại Đà Nẵng để tiện xử lý khi có vấn đề.

Mẫu tham khảo các nội dung chính của hợp đồng nguyên tắc in ấn

Nếu bạn chưa từng soạn thảo hoặc ký kết một hợp đồng nguyên tắc in ấn, thì chắc hẳn sẽ hơi lúng túng về cấu trúc và nội dung cần có. Trong phần này, In Ân Giao Thời sẽ chia sẻ mẫu tham khảo với những nội dung cốt lõi để bạn dễ dàng áp dụng vào thực tế dù là bên đặt in hay bên nhận in.

Dưới đây là một bản hợp đồng nguyên tắc in ấn mẫu, áp dụng trong trường hợp thực tế, với thông tin cụ thể của hai bên:

• Bên A (Doanh nghiệp đặt in): Công ty TNHH Thiết Kế & Thương Mại Sao Kim
• Bên B (Đơn vị in ấn): Công ty TNHH In Ấn Giao Thời

HỢP ĐỒNG NGUYÊN TẮC CUNG CẤP DỊCH VỤ IN ẤN

Số: 05/2025/HĐNT-GT-SK
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Đà Nẵng, ngày 18 tháng 07 năm 2025

Căn cứ:

• Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13;
• Luật Thương mại số 36/2005/QH11;
  Nhu cầu sử dụng dịch vụ in ấn thường xuyên của Bên A;
• Năng lực cung cấp dịch vụ in ấn của Bên B.

Hôm nay, ngày 18 tháng 07 năm 2025, tại TP. Đà Nẵng, chúng tôi gồm:

BÊN A – BÊN ĐẶT IN

• Tên công ty: CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ & THƯƠNG MẠI SAO KIM
• Địa chỉ: 112 Nguyễn Văn Linh, P. Nam Dương, Q. Hải Châu, TP. Đà Nẵng
• MST: 0402056789
• Đại diện: Bà Nguyễn Thị Bích Thảo
• Chức vụ: Giám đốc
• Số điện thoại: 0935 456 123
• Email: thao.saokim@gmail.com

BÊN B – BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ IN ẤN

• Tên công ty: CÔNG TY TNHH IN ẤN GIAO THỜI
• Địa chỉ: 28 Nguyễn Đức Trung, Q. Thanh Khê, TP. Đà Nẵng
• MST: 0401823456
• Đại diện: Ông Trần Minh Quang
• Chức vụ: Giám đốc điều hành
• Số điện thoại: 0905 123 456
• Email: info@inaigiaothoi.vn

ĐIỀU 1. NỘI DUNG HỢP ĐỒNG

1. Bên B cung cấp dịch vụ in ấn theo từng đơn hàng cụ thể mà Bên A yêu cầu, bao gồm:
   • Tờ rơi quảng cáo, catalogue, brochure, standee, tem nhãn, bao bì sản phẩm.
   • Các ấn phẩm thiết kế thương hiệu, hồ sơ năng lực, túi giấy.
2. Hợp đồng này là cơ sở để hai bên ký kết và thực hiện các đơn hàng cụ thể theo phiếu đặt hàng hoặc email xác nhận.
   

ĐIỀU 2. QUY TRÌNH ĐẶT HÀNG

1. Bên A gửi yêu cầu đặt in bằng văn bản/email/phiếu đặt hàng, ghi rõ nội dung, số lượng, thời gian giao.
2. Bên B phản hồi và xác nhận đơn hàng trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận yêu cầu.
3. Đơn hàng chỉ có hiệu lực khi hai bên xác nhận nội dung và tiến độ qua văn bản/email.

ĐIỀU 3. GIÁ CẢ VÀ THANH TOÁN

1. Giá in sẽ căn cứ theo:
   • Báo giá cụ thể kèm từng đơn hàng.
   • Hoặc bảng đơn giá in ấn áp dụng kèm hợp đồng (Phụ lục I).
2. Hình thức thanh toán:
   • Chuyển khoản theo thông tin tài khoản của Bên B.
   • 50% tạm ứng sau khi xác nhận đơn hàng, 50% còn lại sau khi nghiệm thu và giao hàng.

ĐIỀU 4. TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VÀ NGHIỆM THU

1. Sản phẩm in phải đúng nội dung, màu sắc, định lượng giấy, kỹ thuật đã được Bên A phê duyệt.
2. Bên A có quyền kiểm tra chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất hoặc sau khi nhận hàng.
3. Nếu có lỗi do Bên B gây ra, Bên B chịu trách nhiệm:
   • In lại toàn bộ hoặc phần sản phẩm lỗi.
   • Hoặc hoàn tiền theo tỷ lệ tương ứng.

ĐIỀU 5. GIAO HÀNG VÀ TRÁCH NHIỆM

1. Địa điểm giao hàng: Văn phòng Bên A hoặc địa chỉ chỉ định.
2. Thời gian giao: Theo từng đơn hàng cụ thể.
3. Bên B chịu trách nhiệm về vận chuyển, chi phí được cộng vào đơn giá hoặc thỏa thuận riêng.
4. Nếu giao trễ hơn 2 ngày so với cam kết, Bên B chịu phạt 1% giá trị đơn hàng/ngày.

ĐIỀU 6. BẢO MẬT THÔNG TIN

1. Bên B cam kết không cung cấp, phát tán hoặc sử dụng bất hợp pháp nội dung thiết kế, dữ liệu khách hàng của Bên A.
2. Nếu vi phạm, Bên B chịu trách nhiệm bồi thường toàn bộ thiệt hại và bị chấm dứt hợp đồng ngay lập tức.

ĐIỀU 7. BẤT KHẢ KHÁNG

1. Trường hợp thiên tai, dịch bệnh, hoả hoạn, chiến tranh… khiến một trong hai bên không thể thực hiện hợp đồng thì được miễn trách nhiệm trong thời gian đó.
2. Bên gặp sự cố phải thông báo trong vòng 3 ngày làm việc.

ĐIỀU 8. GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP

1. Hai bên ưu tiên giải quyết tranh chấp bằng thương lượng.
2. Nếu không thành công, vụ việc sẽ được đưa ra Tòa án nhân dân TP. Đà Nẵng để xử lý theo pháp luật.

ĐIỀU 9. HIỆU LỰC HỢP ĐỒNG

1. Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký, thời hạn 12 tháng và tự động gia hạn nếu không có bên nào phản đối bằng văn bản trước 15 ngày.
2. Hợp đồng gồm 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN A

CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ & THƯƠNG MẠI SAO KIM
(Ký tên, đóng dấu)

Nguyễn Thị Bích Thảo
Giám đốc

ĐẠI DIỆN BÊN B

CÔNG TY TNHH IN ẤN GIAO THỜI
(Ký tên, đóng dấu)

Trần Minh Quang
Giám đốc điều hành

In Ấn Giao Thời – đối tác tin cậy để ký kết hợp đồng tại Đà Nẵng

Trong bất kỳ mối quan hệ hợp tác kinh doanh nào, việc thiết lập một nền tảng làm việc rõ ràng, minh bạch từ ban đầu luôn là yếu tố then chốt để đảm bảo sự bền vững lâu dài. Với lĩnh vực in ấn nơi mà yếu tố kỹ thuật, thời gian và chất lượng luôn đóng vai trò quan trọng thì hợp đồng nguyên tắc in ấn không chỉ là giấy tờ thủ tục, mà còn là “bản cam kết” đôi bên cùng hướng tới hiệu quả, uy tín và trách nhiệm.

Tại Đà Nẵng, nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác vừa có kinh nghiệm thực tế, vừa hỗ trợ ký kết hợp đồng bài bản, thì In Ấn Giao Thời là cái tên đáng cân nhắc. Chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ in ấn trọn gói mà còn hỗ trợ đầy đủ quy trình pháp lý, giúp doanh nghiệp:

• Soạn và ký kết hợp đồng nguyên tắc in ấn rõ ràng, dễ hiểu, đúng luật.
• Tư vấn lựa chọn vật liệu, phương án tối ưu chi phí in ấn tờ rơi tại Đà Nẵng, bao bì, hộp giấy, sticker…
• Thực hiện in catalogue, brochure, hồ sơ năng lực với quy trình chuyên nghiệp tại chính xưởng in catalogue tại Đà Nẵng của chúng tôi.

Với kinh nghiệm đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong và ngoài khu vực, công ty in ấn Đà Nẵng – In Ấn Giao Thời cam kết:

• Làm đúng – làm đẹp – làm đúng hạn.
• Có hợp đồng, có trách nhiệm, có bảo hành sau in.
• Minh bạch từ báo giá đến giao hàng và nghiệm thu.

Hãy liên hệ In Ấn Giao Thời để được tư vấn và gửi mẫu hợp đồng nguyên tắc in ấn phù hợp nhất với nhu cầu thực tế của bạn.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: 06 Nguyễn Bá Học, P. Bình Thuận, Q. Hải Châu, Đà Nẵng
• Hotline:  0915.654.177 (Zalo)
• Email: ingiaothoi@gmail.com
• Website:  www.inangiaothoi.com